Mon entreprise · WP Hammer
Des tâches courantes qui retombaient sur les plus expérimentés
Le travail avance. Moins de demandes à faire.
On pensait avoir besoin de quelqu’un de plus. On s’est donc demandé ce que cette personne ferait au juste dans sa journée, on a relu de 12 à 18 mois de demandes, puis on a fait du travail courant des outils que l’équipe utilise elle-même.
Une plateforme interne de CodeMountain, une de mes entreprises.
Ce qui a changé · Le travail courant sur les serveurs
Avant : on prévoyait un nouveau poste pour garder plus de 40 serveurs en marche : surveillance, mises à jour, vérifications de sécurité et sauvegardes. Après : selon mon estimation, la plateforme couvre 85 à 90 % de ce travail prévu, et l’équipe s’occupe elle-même des demandes courantes.
Comment je l’ai mesuré
01 Ce qui accrochait
On pensait avoir besoin de quelqu’un de plus.
Chez CodeMountain, on avait plus de 40 serveurs qui hébergeaient des sites et des applications pour nos clients. La surveillance, les mises à jour, les vérifications de sécurité, les sauvegardes : garder tout ça en marche devenait un travail en soi.
On a commencé à chercher quelqu’un pour s’en occuper. La bonne personne était difficile à trouver, et le coût devenait difficile à absorber. Pendant ce temps, l’équipe avait toujours besoin de copier des sites, de faire des sauvegardes et de préparer des environnements de test.
Chacune de ces tâches aboutissait chez les mêmes responsables techniques, une demande à la fois. Demander, attendre, expliquer : le travail avançait au rythme de la personne qui avait un moment.
On a donc regardé le poste de plus près : qu’est-ce que cette personne ferait, au juste, dans sa journée?
02 Le changement
La liste des fonctionnalités était déjà dans nos courriels.
On a relu de 12 à 18 mois de courriels et de demandes envoyés par notre équipe de gestion des clients aux responsables techniques, puis on a repéré celles qui revenaient régulièrement.
Ce qui revenait souvent
- Copier ce site
- Sécuriser celui-là
- Faire une sauvegarde
- Restaurer une version antérieure
- Préparer un site de test
On a décomposé le travail en procédures : quoi vérifier, à quel moment et quelles étapes suivre pour chaque demande récurrente. Avant de construire l’outil, on a fait appel à un spécialiste DevOps chevronné, à contrat, pour valider nos façons de faire et les améliorer. Le DevOps, c’est le travail qui permet aux logiciels et à l’infrastructure qui les héberge de bien fonctionner ensemble.
Cette expertise nous a donné une meilleure base pour automatiser. Les procédures et les vérifications répétitives sont devenues WP Hammer, notre plateforme interne de gestion technique, construite sur Laravel Forge, un service de gestion de serveurs web. Des tâches planifiées s’occupent de la surveillance et de l’entretien courants des serveurs et des sites.
Chaque demande récurrente est devenue une procédure définie et une action que l’équipe pouvait lancer elle-même. On a repris les mots que l’équipe utilisait déjà pour demander de l’aide. La plateforme proposait des tâches familières dont le besoin était déjà clair.
Forge, puis Hammer (marteau) : le nom s’est pas mal imposé tout seul.
03 Plus simple
L’équipe peut avancer.
Besoin d’une copie d’un site pour essayer une modification? L’équipe peut créer un site de test, une version séparée pour faire des essais sans toucher au site en ligne, sans confier la demande à quelqu’un d’autre.
Ce qui roule selon l’horaire prévu
Des vérifications planifiées
- Serveurs
- Sites et mises à jour
- Sauvegardes
- Sécurité
La plateforme regroupe aussi la copie de sites, les sauvegardes et la restauration de versions antérieures. Les vérifications courantes des serveurs, des sites, des mises à jour et de la sécurité se font selon les horaires prévus. Moins de demandes, moins d’attente et moins de choses à se rappeler.
Un assistant conversationnel intégré permet à l’équipe de demander ce qu’une tâche va toucher avant de la lancer.
04 Le résultat
Le travail courant est pris en charge. Le jugement reste essentiel.
Comment je l’ai mesuré Mon estimation, chez nous, de la part du travail prévu que la plateforme couvre maintenant : pas des heures ni des coûts économisés, ni une promesse pour une autre entreprise.
Avant d’embaucher, de confier le travail à l’externe ou d’acheter un autre outil, décrivez le travail à faire.
- Plus de 40 serveurs qui hébergent des sites et des applications pour nos clients
- 12 à 18 mois de demandes relues avant de construire quoi que ce soit
- 85 à 90 % du travail pour lequel on prévoyait embaucher quelqu’un, maintenant pris en charge par la plateforme
L’équipe peut traiter les demandes courantes elle-même, et les vérifications ne dépendent plus de quelqu’un qui refait la même liste à la main. Les exceptions, les ajustements aux procédures et les décisions qui demandent de l’expérience passent encore par quelqu’un.
Le travail est aussi devenu plus facile à montrer.
Au départ, on cherchait à se simplifier le travail. La plateforme nous a aussi permis de regrouper davantage d’outils de surveillance, de sauvegarde et de vérification, notamment pour repérer des signes qu’un site avait été modifié à la suite d’un piratage.
Ça a eu un effet qu’on n’avait pas prévu dans nos communications avec les clients. On pouvait leur montrer des exemples concrets du travail d’entretien et de l’horaire suivi : ce qu’on faisait pour protéger leurs sites, les garder en marche et en prendre soin dans la durée. Un travail souvent invisible devenait plus facile à expliquer comme une partie du service qu’ils payaient.
Quelles parties du travail demandent le jugement de quelqu’un? Lesquelles suivent une procédure répétable? Lesquelles votre équipe pourrait-elle prendre en charge avec les bons outils? C’est là que ce projet a commencé.
Est-ce que le travail courant s’empile sur le bureau de vos gens les plus expérimentés? Parlons-en